¿Cuáles son las reglas de etiqueta y buenas costumbres en el correo electrónico?

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Al estar detrás de un monitor y un teclado a varios kilómetros de distancia es común comportarse inapropiadamente.

Esto se debe a que nuestros cerebros no envían las mismas señales de autocensura que lanzarían en conversaciones presenciales en las que el lenguaje no verbal sirve de moderador. Además, al ser una tecnología relativamente nueva para algunos es posible que no conozcan cuales son los usos y buenas costumbres en su utilización.

Este texto no pretende ser un Manual de Carreño Digital sino una serie de recomendaciones y sugerencias al utilizar internet ya que estaremos inmersos cada vez más en ese mundo.

Consejos al utilizar el correo electrónico

El correo electrónico representa la forma de comunicación digital más antigua y solemne, si se contempla un escenario profesional, y por el contrario, el más relajado al utilizarse de forma personal entre amig@s.

Entonces, para entender los fundamentos de este tipo de comunicación debemos recordar la comunicación a distancia por medio del correo tradicional y las cartas escritas, muchas veces con puño y letra del remitente. Esta forma de comunicación suele ser seria y clara ya que, al menos que sea un mensaje que se autodestruya en los siguientes 5 segundos, dejará constancia de su existencia y servirá como prueba en cualquier caso de confusión y malentendido.

Por lo tanto, se recomienda comenzar los correos electrónicos con un saludo y el nombre del o los destinatarios, es decir, a quién va dirigido el correo electrónico o de quién se espera alguna respuesta. Después, es de buen gusto plantear la justificación o motivación del correo de la forma más directa y compacta para llegar al punto central del mail: la acción requerida. Todo correo profesional es enviado por alguna razón y busca alguna acción por parte del destinatario, esto es, una petición de información, ayuda, consejo, o simplemente confirmar de recibido. Se recomienda en caso de ser varias acciones requeridas que se enlisten en manera enumerativa para ser fácilmente reconocibles y no dejar espacio a la duda.

Cabe recordar que no todas las personas leen todos los correos a profundidad, por lo que, incluso es recomendable poner en negritas (no mayúsculas) lo que se solicita en el correo.

Por último, se propone terminar el correo electrónico con algún tipo de cronograma o fecha límite para la cual es la solicitud, y una despedida corta con los datos de contacto del remitente por si existiera alguna duda o comentario adicional.

En caso de que se requiera enviar mayor información anexa, es importante que se adjunten los archivos al mismo correo que se hace la solicitud y en el cuerpo del correo se explique qué contiene cada archivo.

Por otra parte, es importante conocer los distintos campos que componen el correo electrónico. En cuanto a los destinatarios, existen 3 tipos de ellos: A quien se dirigen “Para:”, a quien se copia abiertamente “CC:”; y a quien se copia ocultamente “CCO:”. El elegir dónde irá cada destinatario no es una situación trivial. Elige en el campo “Para:” a las personas a quienes vaya dirigido el correo y esperes una respuesta de ellos; en la sección “CC:” a las personas que quieres que estén enteradas y que quieras que los primeros vean que vienen copiados; por último, en la casilla de “CCO:” incluye a las personas que quieres que lo reciban pero no sean parte de la conversación activa. En especial, la última casilla te ayudará a no saturar las bandejas de los destinatarios en caso de que se generen varias respuestas al correo; e incluso, es muy útil cuando no quieres revelar a quién has copiado en el correo como en invitaciones a un evento.

Este es el formato de correo electrónico más formal, sin embargo, es claro que con el avance y profundización de la comunicación entre las mismas personas, por ejemplo, que trabajen juntas; es posible ahorrarse algunos pasos en beneficio del tiempo para aprovecharlo en actividades más productivas. Si la calidad de la conversación se ve deteriorada es un buen gesto regresar al formato formal de correo electrónico para no dejar cabos sueltos.

Y como petición personal, les recomendamos no marcar inmediatamente al destinatario para avisarles que les enviaron un correo, a menos que se les haya solicitado expresamente “Por favor, háblame por teléfono para confirmar que me enviaste un correo”. Lo cual sería un comportamiento lamentable por parte del destinatario.

Si encontraste útil este artículo te invito a que comentes tus inquietudes sobre las buenas costumbres en redes sociales, chats, mensajes directos y foros para abordarlos en un siguiente texto.

Vía | UnoCero

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